เทคนิคบริหารเวลาอย่างมืออาชีพ เคล็ดลับจัดการวันทำงานอันแสนยุ่งเหยิง
เชื่อว่า เราทุกคนคงเคยกลับบ้านมาด้วยความรู้สึกหงุดหงิดใจ เพราะทั้งวันที่ผ่านมา มัวแต่ยุ่งอยู่กับการแก้ไขปัญหาจุกจิก เคลียร์เรื่องโน้น ติดต่อคนนั้น ประชุมกับแผนกนี้ จนไม่สามารถทำงานอะไรเสร็จเป็นชิ้นเป็นอัน … เรื่องจุกจิกเหล่านี้ล้วนแล้วแต่เป็นเรื่องที่เราไม่อาจหลีกเลี่ยงได้ แต่เราสามารถจัดการวันอันแสนยุ่งเหยิงได้ แค่เพียงรู้จัก เทคนิคบริหารเวลาอย่างมืออาชีพ เหล่านี้
1.อย่าทำงานด้วยอารมณ์ศิลปิน: หลายคนชอบทำงานแบบเร่งเอานาทีสุดท้าย เพราะเชื่อว่า การทำงานภายใต้ความกดดันจะทำให้ผลลัพธ์ของงานออกมาดี แต่อันที่จริง การทำงานแบบใกล้เส้นตายเช่นนี้อาจไม่ส่งผลดีต่องานอย่างที่คิด เพราะคุณจะไม่มีเวลาตรวจทานงานให้ดีพอ แถมยังส่งผลเสียต่อสุขภาพ เนื่องจากทำให้คุณต้องเผชิญกับความเครียดบ่อยๆ และยังทำให้กลายเป็นคนผัดวันประกันพรุ่งได้อีกด้วย ทางที่ดีควรกำหนดเดทไลน์ให้ตัวเองก่อนจะส่งงานนั้นสัก 3-5 วัน เพื่อให้มีเวลาตรวจทานอีกสักครั้ง นอกจากนี้ คุณต้องเตือนตัวเองว่า อย่ารอให้ตัวเองอารมณ์ดีก่อนแล้วค่อยทำงานสำคัญๆ เพราะเวลานั้นอาจจะไม่มีวันมาถึงเลยก็ได้
2.แยกระหว่าง “งานด่วน” กับ “งานสำคัญ”: เราทุกคนล้วนมีเรื่องด่วนให้ทำกันทั้งนั้น แต่คุณต้องถามตัวเองเสมอว่า งานนั้นสำคัญมากขนาดไหน ถ้าไม่ได้สำคัญมากเท่าไหร่ ก็เก็บไว้ทำทีหลัง ลองฝึกจัดลำดับความสำคัญของงานบ่อยๆ ความสามารถในการแยกแยะระหว่างความเร่งด่วนและความสำคัญนั้นจำเป็นอย่างมากต่อความสำเร็จของคุณเอง
3.จดบันทึกการใช้เวลา: คุณต้องพยายามจดบันทึกว่า ในช่วงหนึ่งหรือสองสัปดาห์ที่ผ่านมานั้นคุณใช้เวลาอย่างไรบ้าง โดยเขียนลงไปให้ละเอียด เช่น เช็คอีเมล 30 นาที ประชุม 2 ชั่วโมง ติดต่อลูกค้า 1 ชั่วโมง เขียนรายงานการประชุม 1 ชั่วโมง กินข้าว 2 ชั่วโมง … แล้วคุณจะประหลาดใจที่ได้เห็นว่า ตัวเองใช้เวลาตั้งมากมายไปกับเรื่องอะไรบ้าง ถ้าเราไม่รู้จักวิเคราะห์การใช้เวลาของเรา เราก็ไม่มีทางจัดการเวลาของตัวเองให้ดีขึ้น
4.ทำตามกฎ 70/30: จัดตารางเวลาการทำงานเพียงแค่ 70 เปอร์เซ็นต์ของวันเท่านั้น แล้วเหลือเวลาไว้สำหรับงานที่ไม่ได้วางแผนล่วงหน้า ความเร่งด่วนอื่นๆ หรือเรื่องฉุกเฉินอีก 30 เปอร์เซ็นต์ เพราะถ้าคุณวางแผนทุกนาทีของหนึ่งวันเอาไว้ คุณอาจจะเกิดความเครียดเมื่อทุกอย่างไม่ได้เป็นตามแผนที่วางไว้
5. ทำงานในที่เงียบๆ: ลองเปลี่ยนมาทำงานที่บ้าน ในห้องทำงานที่ว่างอยู่ ยกคอมไปนั่งในสวนของออฟฟิศ ในห้องประชุมที่ไม่ค่อยมีคนใช้ หรือที่ไหนก็ได้ที่ไม่ต้องเจอกับผู้คนเยอะๆ แล้วคุณจะรู้ว่า การทำงานในบรรยากาศเงียบๆ ปลอดจากผู้คนมารบกวน จะช่วยให้คุณมีสมาธิมากยิ่งขึ้น และช่วยให้ลดเวลาการทำงานลงได้ เช่น งานบางอย่างที่คุณอาจใช้เวลาสองวันในการทำให้เสร็จเมื่ออยู่ที่ทำงานท่ามกลางงานอื่นๆ ที่ต้องรับผิดชอบ คุณอาจจะทำเสร็จได้ภายในเวลาแค่ครึ่งวันเมื่อเอามาทำที่บ้านก็ได้
ทุกคนมีเวลา 168 ชั่วโมงต่อสัปดาห์เท่ากันหมด แต่ถ้าเรารู้วิธีบริหารจัดการเวลา ความสำเร็จก็อยู่ไม่ไกลแน่นอน
ขอบคุณ ข้อมูลส่วนหนึ่งจากหนังสือ “ยินดีด้วยครับ คุณได้เลื่อนเป็นหัวหน้าแล้ว” สำนักพิมพ์ อมรินทร์ฮาวทู
บทความที่น่าสนใจ
เทคนิครับมือทุกปัญหาดราม่าในที่ทำงาน
คาถาปราบวิญญาณ ที่สถิตอยู่บนเก้าอี้ทำงาน
หยุดทำตัวเป็น คนงี่เง่าในที่ทำงาน เถอะนะ!
