6 เคล็ดวิธีใช้ ” KPI ” ให้ได้ผล ฉบับ ดร.วรภัทร ภู่เจริญ
ดร.วรภัทร ภู่เจริญ ที่ปรึกษาองค์กรชั้นนำ และอดีตนักวิทยาศาสตร์นาซา มาเผยเคล็ดลับในการใช้ KPI ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด ดังนี้
Step 1 สำรวจกิเลสก่อนเปิดบริษัท
“ผู้บริหารดี ๆ จะตั้งเป้าหมายทั้งทางโลก ทางธรรมทางสิ่งแวดล้อม และมีน้ำใจกลับสู่สังคม”
ก่อนเปิดบริษัท สิ่งแรกที่ผู้บริหารควรคำนึงคือ การตั้งเป้าหมายที่ครอบคลุมทุกส่วน ทั้งทางโลก นั่นคือ ได้รับผลกำไรอย่างเหมาะสม ทั้งตัวเองและลูกน้อง ทางธรรม คือ ทุกคนในบริษัทมีความสุข มีศีลธรรมเป็นเครื่องยึดเหนี่ยวจิตใจ ทางสิ่งแวดล้อม คือ บริษัทควรคำนึงถึงผลกระทบที่มีต่อธรรมชาติหรือสิ่งแวดล้อม และสิ่งสุดท้ายคือ การมีน้ำใจตอบแทนคืนสู่สังคม
Step 2 ยุทธศาสตร์ต้องนำหน้า
การบริหารต้องมี “ยุทธศาสตร์” เป็นสิ่งสำคัญในการทำงาน ยุทธศาสตร์ คือแผนการ หรือนโยบายในการทำงาน ครอบ-คลุมถึงการวางแผนขั้นตอนการทำงานทั้งหมดตั้งแต่การวิเคราะห์จุดแข็ง - จุดอ่อนของบริษัทการคัดเลือกพนักงาน การศึกษาข้อมูลใหม่ ๆอยู่เสมอ ไปจนถึงการคาดการณ์ปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นเพื่อหาทางป้องกันและแก้ไข
Step 3 กำหนดให้ดี KPI
KPI หรือ Key PerformanceIndicator คือดัชนีที่ใช้วัดผลงานเพื่อให้ผู้บริหารได้ทราบถึงขีดความสามารถ สมรรถนะความคืบหน้า คุณภาพ และปริมาณของกิจกรรมต่าง ๆ ที่ได้ทำตามแผนหรือยุทธศาสตร์ที่วางไว้ ซึ่ง KPI แต่ละชนิดจะแตกต่างกันไปตามประเภทธุรกิจและกิจกรรม หรือเรียกง่าย ๆ ว่า KPI คือตัวสะท้อนยุทธศาสตร์ของผู้บริหารก็ได้
คลิกเลข 2 ด้านล่าง เพื่ออ่านหน้าถัดไป
Step 4 พร้อมแล้วลงมือลุย!
หลังจากวางยุทธศาสตร์และกำหนดKPI เรียบร้อยแล้ว ก็ถึงขั้นตอนสำคัญคือการลุยงานตามแผนที่วางไว้ทั้งหมด พร้อมจดจำทั้งข้อดีและข้อบกพร่องต่าง ๆ เพื่อนำไปเปรียบเทียบกับ KPI ที่ได้ตั้งเอาไว้ ทั้งนี้ผู้บริหารไม่ควรเน้นที่ผลลัพธ์มากเกินไปแต่ควรใส่ใจในยุทธศาสตร์หรือกระบวนการทำงานมากกว่า KPI ในสมัยโบราณ
“การวัด KPI มีมาตั้งแต่สมัยโบราณเวลารบกัน แต่ละฝั่งจะติดเสาธงเล็กๆสีต่างๆ ไว้ที่กลางหลังตรงที่เก็บกระบอกธนู ธงสีเหล่านี้มีไว้ใช้ในการนับจำนวนคน เพราะเหนือขึ้นไปบนภูเขาสูงซึ่งเป็นสถานที่บัญชาการรบจะมองเห็นทหารทั้งหมด
“มีนายทหารคนหนึ่งคอยนับเสาธงสีเหล่านั้น เพื่อแทนการนับจำนวนทหารที่ยังคงมีชีวิตรอด หรือทหารที่เสียชีวิตไปแล้ว แล้วแม่ทัพจะนำมาวางแผนยุทธศาสตร์การรบต่อไป” KPI กับความเข้าใจผิดๆ
“อย่าเอา KPI มาวัดเพื่อขึ้นเงินเดือน ปรับตำแหน่ง หรือให้โบนัสพนักงาน เพราะจะกลายเป็นว่า KPIเป็นตัวทำลายขวัญกำลังใจเสียเปล่า ๆ
“เนื่องจากพนักงานมากมายรู้สึกว่าตนเองกำลังถูกบริษัทจับผิดอยู่ตลอดเวลาบางคนจึงเริ่มทำงานแบบเอาตัวรอดไปวัน ๆเพื่อไม่ให้ตก KPI บ้าง โยนความผิดให้คนอื่นบ้าง ผักชีโรยหน้า สร้างภาพสร้างตัวเลขขึ้นมา เพื่อไม่ให้โดนผู้บริหารตำหนิ
“สุดท้าย นอกจาก KPI จะไม่ช่วยบริษัทให้รุ่งเรืองแล้ว กลับทำให้ขวัญกำลังใจและสมรรถภาพคนในองค์กรเสื่อมโทรมลงไปยิ่งกว่าเดิม”
Step 5 สุนทรียสนทนา
คือหัวใจหัวใจสำคัญของการใช้ KPI ให้ได้ผลคือ ผู้บริหารและพนักงานควรเปิดใจคุยกันยิ่งบ่อยเท่าไรยิ่งดี มีศิลปะในการพูด เน้นแก้ปัญหา ไม่ใช่โบ้ยปัญหา ไม่ใช้อารมณ์ไม่ดูถูกดูหมิ่นหรือประชดประชันกัน เน้นหาแนวทางแก้ไขปัญหาร่วมกัน การพูดคุยกันอย่างเปิดอกนี้จะทำให้ทราบถึงปัญหาของการทำงานที่แท้จริง และแก้ไขได้อย่างตรงจุดในเวลาอันรวดเร็ว
Step 6 “พัฒนางาน” ควบคู่
“พัฒนาใจ” อย่าปล่อยให้กิเลสที่มาพร้อม KPIควบคุมจิตใจของคุณ จะไม่เกิดประโยชน์เลย ถ้าผลการประเมิน KPI ออกมาสูง แต่พนักงานในบริษัททะเลาะ หักหลังกัน หรือไม่ทำงานเป็นทีม KPI ที่ดีที่สุดในโลกคือการวัดจิตของเราเอง ว่าเกิดอาการไม่พึงประสงค์กี่ครั้ง เราสร้างสติต่อเนื่องได้แค่ไหนควบคุมจิตใจและอารมณ์ของตัวเองให้สงบได้เพียงใด ผลของ KPI ที่ดีที่สุดอยู่ที่จิตใจเรานี่แหละที่จะทำให้เราได้องค์กรอัจฉริยะองค์กรที่มีการเรียนรู้ และเติบโตรวดเร็วอย่างคาดไม่ถึง KPI จะสำเร็จ ถ้าผู้บริหารมี “ฆราวาสธรรม 4” คือ
1. สัจจะ คือ ความจริง รักษาคำพูด เป็นคนตรง ไม่หลอกลวงลูกค้าและไม่โกหกลูกน้อง
2. ทมะ หรือภาษาญี่ปุ่นเรียกว่าไคเซ็น (Kaizen) คือ พัฒนาอย่างไม่หยุดยั้ง
3. ขันติ คือ อดทน ผู้บริหารที่ดีควรมีขันติ ไม่วีนลูกน้อง ไม่โมโหคู่แข่ง
4. จาคะ คือ บริจาค ซึ่งหมายรวมถึงการเอากิเลสออกจากใจ เอาความตระหนี่ออกจากตัวด้วย เพียงเรียนรู้และเข้าใจ ความสำเร็จก็ไม่ไกลเกินเอื้อม
เรื่อง ชลธิชา แสงใสแก้ว
